Política de tratamiento de datos personales
Responsable del Tratamiento: OWL 360 S.A.S.
NIT: 901279270-9
Dirección: Diagonal 80 Nro 7 – 100 (Colombia)
Correo de contacto para temas de datos personales: [email protected]
1. Objeto
La presente Política tiene como objeto establecer los lineamientos para el tratamiento de los datos personales que OWL 360 S.A.S. recolecta, almacena, usa, circula, suprime y, en general, trata, en cumplimiento del régimen colombiano de protección de datos personales (Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias).
2. Definiciones
Para efectos de esta Política se adoptan, entre otras, las siguientes definiciones:
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales.
- Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural.
- Dato sensible: Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (p. ej., salud, biométricos).
- Encargado: Quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
- Responsable: Quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento (OWL 360 S.A.S.).
- Titular: Persona natural a quien se refiere el dato.
3. Principios aplicables
OWL 360 S.A.S. aplica los principios del tratamiento de datos personales establecidos en la normativa colombiana, incluyendo legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
4. Ámbito de aplicación
Esta Política aplica a todos los datos personales tratados por OWL 360 S.A.S., recolectados a través de su sitio web, canales digitales, comunicaciones electrónicas, contratos, formularios, eventos, servicios y demás medios.
5. Finalidades del tratamiento
OWL 360 S.A.S. tratará los datos personales, según corresponda, para las siguientes finalidades:
5.1. Finalidades generales (aplicables a clientes, prospectos y usuarios)
a) Gestionar solicitudes de contacto, cotizaciones, soporte, atención al cliente y PQRS.
b) Ejecutar la relación contractual y/o comercial: prestación de servicios, facturación, recaudo, cartera y gestión administrativa.
c) Verificar identidad y prevenir fraude, suplantación y usos indebidos.
d) Enviar comunicaciones relacionadas con servicios contratados (operativas, técnicas, de seguridad, cambios de condiciones).
e) Enviar información comercial y de marketing sobre productos/servicios, eventos, contenidos y promociones, cuando el Titular lo autorice o cuando la ley lo permita.
f) Realizar mediciones de calidad, satisfacción, analítica y mejora de la experiencia.
g) Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias, regulatorias y requerimientos de autoridades competentes.
5.2. Finalidades para proveedores y aliados
a) Gestión de contratación, compras, pagos, evaluación y control de proveedores.
b) Verificación de información y cumplimiento legal/tributario.
c) Gestión de riesgos, auditoría y controles internos.
5.3. Finalidades para candidatos y empleados
a) Procesos de selección, vinculación, administración de talento humano, nómina y seguridad social.
b) Cumplimiento de obligaciones legales laborales y de seguridad y salud en el trabajo (SST).
c) Control de acceso a instalaciones y recursos tecnológicos (seguridad).
Nota: OWL 360 S.A.S. no usará los datos para finalidades distintas a las informadas, salvo que exista una obligación legal o una nueva autorización del Titular.
6. Datos tratados
Según la relación con el Titular, OWL 360 S.A.S. podrá tratar:
- Identificación y contacto: nombre, documento (cuando aplique), teléfono, correo, dirección, ciudad/país.
- Datos comerciales/contractuales: empresa, cargo, historial de compras/servicios, facturación, pagos.
- Datos de navegación (web): IP, cookies/identificadores, dispositivo, navegador, páginas visitadas (ver sección de cookies).
- Soporte y operación: tickets, registros de atención, trazas técnicas relacionadas con el servicio.
7. Tratamiento de datos sensibles
OWL 360 S.A.S. evita recolectar datos sensibles. Si excepcionalmente llegara a requerirlos, solicitará autorización explícita e informará al Titular que no está obligado a suministrarlos, y aplicará medidas de seguridad reforzadas, conforme al régimen aplicable.
8. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
OWL 360 S.A.S. no recolecta deliberadamente datos de menores de edad a través del sitio web. Si por la naturaleza del servicio se requiriera tratamiento de datos de menores, se garantizará el respeto de su interés superior y se obtendrá autorización del representante legal, en los términos exigidos por la normativa.
9. Derechos de los titulares
El Titular podrá ejercer, entre otros, los derechos a:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
c) Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
d) Presentar quejas ante la autoridad competente (SIC) por infracciones.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando no exista deber legal o contractual que lo impida.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales.
(Estos derechos y el deber de contar con políticas y procedimientos se desprenden del marco de Ley 1581/Decreto 1377).
10. Atención de consultas y reclamos
10.1. Canales
El Titular podrá presentar consultas y reclamos al correo: [email protected]
Asunto sugerido: “Protección de Datos – Consulta/ Reclamo”.
10.2. Consultas
La consulta debe incluir: nombre completo, tipo/número de identificación (si aplica), descripción de la consulta y datos de contacto para respuesta. OWL 360 S.A.S. atenderá la consulta en los términos legales vigentes.
10.3. Reclamos
El reclamo debe incluir: identificación del Titular, descripción de los hechos, dirección de notificación, y documentos de soporte si aplica.
Si el reclamo está incompleto, se solicitará subsanación. Una vez completo, se tramitará en los términos legales vigentes.
Importante: Cuando corresponda, OWL 360 S.A.S. podrá solicitar verificación de identidad para proteger al Titular.
11. Autorización del Titular
OWL 360 S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada, a través de formularios web, contratos, mensajes de datos, casillas de aceptación, u otros medios que permitan su consulta posterior, así como solicitar autorización previa, expresa e informada cuando el contacto sea suministrado por un tercero para contacto dentro del primer contacto.
La autorización podrá no ser requerida en los casos previstos por la ley (p. ej., requerimiento de entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones, o información requerida por orden judicial, entre otros supuestos legales).
12. Seguridad de la información
OWL 360 S.A.S. implementa medidas de seguridad razonables (administrativas, técnicas y físicas) orientadas a:
- proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información,
- prevenir adulteración, pérdida, acceso no autorizado y uso indebido.
Estas medidas se actualizan conforme a riesgos, buenas prácticas y cambios tecnológicos.
13. Encargados, transmisión y transferencia de datos
OWL 360 S.A.S. podrá compartir datos con Encargados que presten servicios necesarios para la operación (p. ej., hosting, correo transaccional, analítica, CRM, soporte, contabilidad), bajo acuerdos que contemplen obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a esta Política y la normatividad.
Cuando exista transferencia internacional de datos (por ejemplo, proveedores de nube fuera de Colombia), OWL 360 S.A.S. adoptará mecanismos contractuales y/o medidas exigidas por el régimen aplicable para asegurar un nivel adecuado de protección.
14. Cookies y tecnologías similares
El sitio web puede utilizar cookies y/o tecnologías similares para:
- funcionamiento esencial,
- recordar preferencias,
- analítica y medición,
- marketing (si aplica y según configuración/consentimiento).
El usuario podrá administrar cookies desde su navegador y/o el banner de cookies cuando esté disponible.
15. Plazo de conservación
Los datos serán conservados:
- por el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas,
- durante el término de la relación contractual/comercial,
- y por el tiempo adicional requerido para cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y para atender eventuales reclamaciones.
16. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
Cuando OWL 360 S.A.S. esté obligada, realizará el registro y actualizaciones correspondientes de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
17. Modificaciones a la política
OWL 360 S.A.S. podrá modificar esta Política en cualquier momento. Los cambios sustanciales serán informados a través del sitio web y/o por los canales habituales. La versión vigente será la publicada en el sitio web.
18. Vigencia
Esta Política rige a partir de la fecha de entrada en vigencia indicada al inicio y permanecerá vigente mientras OWL 360 S.A.S. realice tratamiento de datos personales.